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¿Cómo trabajar la comunicación interna en la empresa?

Comunicación Interna

 

La comunicación interna nace como respuesta a las necesidades de las compañías por motivar a su equipo y favorecer la retención del talento, las empresas, ante todo, están formadas por equipos humanos y que el equipo que trabaja en nuestra organización esté implicado en la empresa y motivado en su trabajo nos hará mejorar los resultados.

Muchas empresas ignoran que para ser competitivas han de saber motivar a su equipo humano, retener a los mejores, inculcarles una verdadera cultura corporativa para que se sientan identificados y sean fieles a la organización. Y es precisamente aquí donde la comunicación interna se convierte en una herramienta estratégica clave para dar respuesta a esas necesidades y potenciar el sentimiento de pertenencia de los empleados a la compañía.

Lo primero que debemos plantearnos es la introducción del Plan de Comunicación Interna en nuestro Plan Estratégico, con nuestra cultura, con nuestros valores, con nuestros objetivos a corto, medio y largo plazo y con las capacidades materiales, económicas y humanas con que contamos. De hecho, no debemos olvidar que transmitiendo correctamente nuestra identidad construiremos la imagen y la reputación que de nosotros queremos dar tanto a nivel interno (orgullo de pertenencia) como externo (legitimación para realizar nuestra actividad) y eso repercute directamente en el desarrollo del negocio. En la elaboración y el despliegue del Plan de Comunicación habremos de contar con la participación y la implicación de la totalidad de la plantilla, por lo que deberemos transmitir correctamente los porqués, los cómos, los quiénes, los qués, etc. de dicho Plan a fin de aumentar su eficacia.

El Plan de Comunicación Interna debe formar parte de nuestro Plan Estratégico y nuestra cultura, con él construiremos la imagen y la reputación que queremos dar de nuestra empresa tanto a nivel interno como externo.

El Plan de Comunicación Interna debe incluir los cuatro ámbitos de la comunicación organizacional:

  • Información, que incluye normas y datos sobre nuestra propia organización.
  • Divulgación, donde incluimos las novedades y elementos generados por la organización. Boletines, publicaciones, revistas…
  • Formación y socialización, orientada a mejorar el rendimiento y el clima laboral en la empresa, en ella se incluyen también las actividades recreativas o las celebraciones.
  • Participación, un lugar donde dar la palabra para que los empleados también sean parte de la comunicación interna de la empresa, motivar a los empleados en la participación activa hará que emitan iniciativas, sugerencias y propuestas que deberemos analizar detenidamente, puesto que proceden de quienes mejor conocen nuestro negocio.

¿Qué figuras deben implantar el Plan de Comunicación Interna en la empresa?

La dirección de la empresa es la primera que debe apostar por la comunicación como herramienta para el cambio y el crecimiento dentro de la empresa.

Los mandos intermedios son los canalizadores de la información diaria y una valiosa fuente de aprendizaje, su papel es muy relevante en la comunicación y en muchos casos el clima laboral depende de sus habilidades sociales y comunicativas; el reto de los mandos intermedios para mejorar la comunicación y, de un modo más genérico, para aumentar la motivación, el compromiso y la eficiencia, se halla en los procesos, contenidos y habilidades de comunicación, pero también de liderazgo. De ahí que uno de los secretos para conseguir una buena comunicación interna sea tener mandos intermedios competentes en esta materia.

A pesar de la importancia de los mandos intermedios estos no son más que canalizadores de una propuesta de comunicación ajena, la verdadera responsabilidad sobre la gestión de la Comunicación Interna recae sobre los responsables de comunicación. Un buen líder de comunicación deberá ser accesible a todos los miembros de la organización, especialmente con la dirección de la empresa, emitir mensajes con empatía, con alto conocimiento de la compañía y liderazgo.

Herramientas de comunicación interna

Existen múltiples canales y métodos de comunicación que se pueden adoptar para llevar a cabo la comunicación interna dentro de la empresa, además de aquellos que nos permiten también almacenar la información generada y ponerla a disposición de la plantilla a futuro.

  • Comunicación interpersonal: es la comunicación más común y completa puesto que además de ser lenguaje verbal incluye también el lenguaje no verbal, algo que aporta mucha información extra de manera instantánea. Es muy exigente en cuanto al tiempo, pues implica que todas las personas participantes estén en el mismo momento y lugar por lo que debe complementarse con otras.
  • Teléfono:  es un medio de comunicación directo y cercano y que nos permite conocer la respuesta de nuestro interlocutor con toda la información que aporta la comunicación verbal.
  • Videoconferencia: permite establecer comunicación verbal con imagen, situándolo casi a la altura de la comunicación interpersonal, ahorrando los costes que supone la celebración de reuniones a distancia.
  • Correo electrónico: la vía de comunicación por excelencia en las organizaciones hoy en día. La comunicación es ágil y nos permite compartir archivos, así como poder mantener informados por escrito a todas las personas implicadas en mayor o menor medida en el tema que estemos tratando. Debemos intentar, ante todo, que no se convierta en un ladrón de tiempo.
  • Chat: una vía de comunicación en auge, que permite mantener conversaciones ágiles en las que todo el equipo puede participar. Existen proveedores de este servicio que ofrecen compartir archivos y potentes buscadores para facilitar que se comparta todo tipo de información por este medio.
  • Intranet: un lugar donde todos los equipos comparten y consultan la documentación generada por la empresa. La utilización constante produce un aumento de flujo de información mientras se disminuye la cantidad de papel utilizado.
  • Tablón de anuncios virtual: permite dejar a la vista de todo el mundo información de interés para la plantilla. Ofrece información contante de todo lo relacionado con la empresa, acciones externas, acciones comerciales, asignación de actividades.
  • Portal del empleado: permite la comunicación interna con el departamento de Recursos Humanos a través de diferentes dispositivos, descentralizando las diferentes peticiones al departamento. Facilita las solicitudes administrativas de nóminas y documentación y favorece la planificación de vacaciones y permisos.
  • Redes Sociales: LinkedIn, Twitter y  Facebook, son el medio para compartir información bidireccionalmente de un modo cercano y directo entre la empresa y los trabajadores, permitiendo además dar una imagen real de la empresa y su funcionamiento hacia el exterior.
  • Blog corporativo: una de las grandes tendencias a nivel mundial aunque aún no demasiado extendida en nuestros país, aporta un valor a añadido a la organización, que comparte públicamente sus conocimientos aunque aún plantea aún varias dudas acerca de su uso: ¿Quién escribe? ¿Lo hace dentro o fuera del horario laboral? ¿Qué contenido queremos que tenga exactamente? ¿Cómo dinamizarlo?

Podemos fomentar el uso tanto de estos como de otros medios de comunicación interna siempre que pongamos el foco en fomentar la comunicación y la participación de nuestros empleados. Ellos tienen necesidades y quieren sentirse parte de un todo. Quieren poder aportar y que su conocimiento sea tenido en cuenta. Quieren y necesitan sentirse útiles y reconocidos por su trabajo. Es por ello que debemos crear canales de participación para ellos.

Además podemos complementar la participación interdepartamental mediante eventos, desayunos, actividades lúdicas… puesto que son quienes mejor conocen nuestra compañía y quienes más pueden contribuir a nuestro crecimiento.

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