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SGA o ERP ¿Qué necesito en mi empresa?

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Los sistemas ERP son las soluciones informáticas más utilizadas actualmente por las empresas españolas. Es la conclusión a la que han llegado, entre otros, Softdoit, la plataforma comparadora cuyo informe ofrece datos muy concretos sobre el estado actual y futuro del software en España a partir del análisis de reputados expertos y analistas del sector.

Se confirma por tanto la tendencia que se venía apuntando en los dos últimos años y el sistema ERP o software de gestión se mantiene como la aplicación más utilizada por las empresas españolas: en torno al 80% tiene implantada una solución ERP, seguida en segunda y tercera posición por las soluciones de CRM y las de recursos humanos (RRHH). Existen otras soluciones también usuales entre las empresas de nuestro país, como el software de gestión documental, de Business Intelligence, de almacenes o SGA, de e-commerce y de gestión de flotas.

En cuanto a las características de los programas más utilizados por las empresas españolas, las soluciones estándar siguen siendo las que más aceptación tienen entre sus directivos y como segunda opción encontramos el software a medida, que crece ligeramente respecto al estudio de 2015, pasando de un 49% al 52,4% actual. En cambio, las soluciones libres o sin pago por licencia caen del 37% del año pasado al 34,2% actual. Por último, desciende el número de empresas que tienen implantado software de código abierto: solo es utilizado por un 21,8% de las compañías, frente al 27% del año anterior.

El ERP se consolida como un elemento obligado en la gestión de la empresa, ya que proporciona una gestión integral de la organización, abarcando y coordinando tareas tan amplias como la gestión de recursos humanos, la gestión de clientes, la gestión financiera o la de la cadena de suministro.

Ahora bien, si nos encontramos en la tesitura de valorar SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) frente al ERP, debemos tener en cuenta algunos aspectos esenciales.

 

¿Qué debe aportarnos un SGA?

 
  • 1.- Controlar el nivel de stock del almacén. Quizás sea la función por excelencia de esta herramienta, tener perfectamente controlados los inventarios no solo por cantidad sino también por su ubicación dentro del almacén.
  • 2.- Gestionar el inventario a tiempo real. Ligada a la anterior característica, es reseñable el matiz de inmediatez: una herramienta SGA que no actualice el inventario a tiempo real no tendría sentido y probablemente complicaría de manera innecesaria la organización del almacén.
  • 3.- Verificar la trazabilidad. La trazabilidad dentro del almacén es, más que un factor competitivo, una exigencia fundamental, sobre todo en determinados sectores como el alimentario en el que no es posible competir sin ella.
  • 4.- Coordinar la planificación, asignación y control de la carga de trabajo de los recursos del almacén. Puede ocurrir que los movimientos no estén coordinados y cada trabajador utilice su propio criterio, entorpeciendo el trabajo y disminuyendo así el rendimiento. El SGA dirigirá estos movimientos y organizará de manera óptima la operativa.
  • 5.- Reportar la información necesaria para la toma de decisiones. En este punto hay que tener en cuenta la integración con el ERP de la empresa, de cuyas características nos ocuparemos a continuación.
 

¿Y qué nos aporta un ERP?

 
  • 1.- Control de la contabilidad y las finanzas.
  • 2.- Gestión y optimización de los procesos de la empresa. El ERP lleva a cabo la agrupación de la facturación, la planificación de las compras, el control del stock y la gestión de envíos y exportaciones.
  • 3.- Planificación de la producción a nivel integral: calendario, horarios, plazos de entrega, lanzamientos…
  • 4.- Capacidad de acceso a la información por parte de todos los componentes de la organización. El acceso inmediato a los datos es indispensable para el óptimo desarrollo empresarial. La posibilidad de que todos los departamentos implicados puedan acceder a ellos y modificarlos, quedando estos inmediatamente actualizados para el resto, ha supuesto un paso de gigante para la gestión de las empresas.
  • 5.- Eliminación de datos y gestiones innecesarias, con el consiguiente ahorro de tiempo y recursos y la disminución de posibles errores.

Una vez detalladas grosso modo las funcionalidades que debemos exigir a cada una de estas herramientas, una empresa que venda o almacene productos físicos deberá plantearse una adecuada combinación entre ambos sistemas, que le permitirá disminuir los costes operativos, incrementar la productividad y aumentar considerablemente las ventajas competitivas de su negocio.

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