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¿Outsourcing o gestión interna de las nóminas?

La optimización de costes es una de las grandes prioridades de cualquier empresa y, en ese sentido, la externalización de la gestión de nóminas y las tareas de administración de personal se presenta como una alternativa realmente interesante para rentabilizar el día a día del departamento de Recursos Humanos y, por extensión, de la organización. En la actualidad son muchos los negocios que apuestan por el outsourcing con la idea de que la función que se externaliza, en este caso la gestión de nóminas, no se considera estratégica para la empresa, cuando debería ser precisamente al contrario.

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La manera más eficiente de saber si la externalización de nóminas conviene o no a nuestra organización es conocer sus pros y sus contras, así que en esta entrada nos detendremos a analizar las ventajas y los inconvenientes de un servicio cada vez más demandado por las empresas de todos los tamaños, grandes, medianas y pequeñas.

La razón por la que la mayoría de empresas decide externalizar la gestión de nóminas podría resumirse en una sola palabra: costes. Sin embargo, externalizar aparece como una opción inteligente por varias razones que van más allá del mero ahorro económico y que sin duda influyen en toda la estructura del negocio.

Algunas de las ventajas más obvias a la hora de decidirse por el outsourcing de la gestión de nóminas son las siguientes:

1. Se logra mayor eficiencia, ya que el proveedor está especializado en estas tareas.

2. Se reduce el papeleo y el almacenamiento y archivo de documentos, ya sea en papel o en digital lo que nos facilita cumplir con la normativa de protección de datos y, además, ahorrar espacio y tiempo.

3. La empresa se libera de una tarea que, por lo general, resulta tediosa y repetitiva y puede concentrarse en tareas más propias de la actividad de negocio. Sin olvidar que proporciona una oportunidad de promoción para las personas del departamento que anteriormente realizaban la tarea externalizada y que, de esta manera, podrán asumir retos más interesantes.

4. Se reduce la inversión en tecnología.

Pero como toda moneda, esta también tiene su cruz. Las principales desventajas de externalizar la gestión de nóminas serían las siguientes:

1. Puede suponer una pérdida de control sobre la información financiera y los datos asociados a ella, y existe el riesgo de que la confidencialidad pudiera verse comprometida.

2. Si se pone el foco únicamente en el ahorro de costes, podemos caer en la trampa de contratar servicios que no se adapten correctamente a las necesidades de la empresa, lo que podría traducirse en errores, ineficiencias, falta de asesoramiento personalizado, entre otros.

3. Los empleados que se ocupen internamente de la gestión de nóminas pueden ver el outsourcing como la antesala de una reducción de personal. Si se decide externalizar este servicio, será necesario facilitar la comunicación interna y explicar los alcances del nuevo sistema.

Como puede verse, el outsourcing de la gestión de nóminas ofrece numerosas ventajas, pero también algunos inconvenientes y lo cierto es que tal vez no sea la opción más adecuada para todos los negocios. Si el coste de este servicio para la empresa puede mantenerse en un nivel bajo, utilizar los propios recursos de la organización para gestionar las nóminas con un paquete eficaz de software puede ser la mejor solución.

Por otro lado, si finalmente se decide externalizar, la recomendación más inteligente será exigir al proveedor el uso de un software avanzado perfectamente compatible con las herramientas, procesos y formatos que utiliza el departamento de Recursos Humanos de la empresa y que también ofrezca las garantías necesarias para la coordinación con otras aplicaciones que utilice el personal de otros departamentos para la gestión cotidiana de su actividad, no sólo la financiera, sino incluso la comercial (desde sistemas de incentivos hasta fichas de clientes, proveedores, bases de datos, etc). En este punto, funcionalidad, integración y rentabilidad serán los elementos clave a la hora de tomar la decisión más acertada en lo que se refiere a esta externalización.

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