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Modernizar la gestión de nómina

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Afrontar el proceso de modernizar la gestión de nómina

La llegada del verano siempre supone un aumento de la carga laboral en los departamentos de Recursos Humanos. Aquellas empresas que disminuyen su actividad se ven afectadas por la gestión de las vacaciones y el personal y las empresas que aumentan su carga de trabajo durante la época estival se ven afectadas por las contrataciones temporales y los cambios  que estas suponen en la gestión de nóminas.

La gestión y organización de la nómina siempre supone una de las tareas más complejas de los departamentos de Recursos Humanos, más aún si han de gestionar nóminas en trabajos de carácter temporal, como podría ser el caso, por ejemplo, de la industria hotelera.

El esfuerzo que supone una gestión efectiva de la nómina de no solo se traduce en tiempo sino también en dinero; repercute directamente en el bienestar financiero de nuestra organización y también en la generación de un buen clima laboral.

La gestión y organización de la nómina siempre supone una de las tareas más complejas de los departamentos de Recursos Humanos.

Al realizar la gestión empresarial de la nómina en la empresa no sólo estamos hablando del sueldo de un trabajador, sino que hablamos de las expectativas, compromisos y responsabilidades de este con la empresa.

Es importante que seamos capaces de dar solución a cualquiera de las casuísticas que se nos presenten ante la gestión de la nómina en el trabajo temporal para que el clima laboral y las expectativas de nuestros trabajadores se vean satisfechas.

Problemas de la gestión de nóminas a través de hojas de cálculo

  • La accesibilidad: Todos los miembros del equipo de recursos humanos implicados en la gestión de la nómina deben tener acceso a los datos, y el uso de hojas de cálculo puede hacer que no estén disponibles cuando alguno de los trabajadores las necesite.
  • Actualización: Relacionada con la anterior está el poder acceder a los datos actualizados en cualquier momento, el hecho de estar trabajando con un sistema de archivos nos deja siempre ante de la duda de si de verdad estamos trabajando sobre la última versión o si, por el contrario, estamos duplicando trabajo o trabajando con datos desactualizados.
  • Errores: A medida que el número de datos crece o lo hacen las variables de los mismos la posibilidad del error también aumenta. Esto, además, revertirá de forma directa en la reputación de nuestra organización y en la satisfacción de nuestros trabajadores.
  • Precisión: En ningún caso podemos conocer si alguno de los datos erróneos se ha trasladado a otro usuario, lo que puede provocar errores en cadena.
  • Medición: Al contar con numerosas hojas de cálculo y diversas personas trabajando en ellas es muy difícil la extracción de datos estadísticos de las mismas, puesto que no todos los usuarios trabajarán sobre ellas del mismo modo. Y, sin duda, si no puedes medir tus resultados nunca sabrás si estás cerca o lejos de alcanzar tus objetivos.

Además de los problemas que pueda acarrear el empleo de esta clase de software no específico, también debemos tratar de evitar los errores humanos más comunes en la gestión de nóminas, especialmente en momentos de gran volumen de trabajo, cambios en las contrataciones, etc… Errores como la preparación de nóminas y plantillas “a demanda”, la modificación de datos de nóminas ya pagadas o los recálculos.

Al realizar la gestión empresarial de la nómina en la empresa no sólo estamos hablando del sueldo de un trabajador, sino que hablamos de las expectativas, compromisos y responsabilidades de este con la empresa.

¿Por qué contratar un software para la gestión de nóminas?

Estas podrían ser las bases para plantearse la gestión de nómina a través de un sistema especializado.

La tendencia en el ámbito empresarial para abandonar este modelo de gestión de nóminas tiene dos variantes, la primera de ellas es la externalización del servicio, la segunda, la contratación de un software de gestión de nóminas que aligere la carga de trabajo y minimice el margen de error.

De este modo se garantizan los cálculos y la actualización constante de las condiciones sin agregar una carga de trabajo más a los empleados de nuestro departamento de RRHH.

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Con ella podrás gestionar vacaciones, días disponibles, altas, bajas y realizar todos los cálculos pertinentes en función de la vida laboral de cada uno de tus empleados.

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