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Las ventajas de la facturación electrónica en la pyme

Las transacciones comerciales cada vez se realizan de manera más rápida y la velocidad a la que vivimos exige una automatización cada vez mayor en todos los procesos. Esta necesidad de respuesta inmediata requiere del apoyo de una tecnología solvente que permita que se reduzcan los costes empresariales, se aumente la efectividad y se minimicen los errores.

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Una vez asumida esta premisa, ¿por qué limitar el uso de la tecnología a procesos técnicos? ¿Por qué no implantar estas herramientas también en los procesos contables y legales de la empresa? Como sabemos, desde el día 15 de enero de 2015 todas las facturas remitidas a las administraciones públicas tienen que ser electrónicas y sin embargo todavía queda mucho por andar en este sentido, pues sería recomendable que empresas y profesionales incluyeran este tipo de facturación electrónica en su filosofía corporativa, más allá de la obligatoriedad, como elemento de valor en sus procesos administrativos.

Pero empecemos por el principio. ¿Qué es una factura electrónica? En pocas palabras, la factura electrónica es la versión digital de las facturas tradicionales en papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas. Dicho esto, una factura electrónica se construye en dos fases: primero se crea la factura normal, tal y como se ha hecho siempre, y se almacena en un fichero de datos y después se procede a su firma con un certificado digital propiedad del emisor, que cifra el contenido de factura y añade el sello digital a la misma. Este sello garantiza que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser y que el contenido de la factura no ha sido alterado.

Hasta hace relativamente poco, el proceso de facturación era una tarea tediosa que requería de gran esfuerzo y dedicación, no sólo en tiempo, sino también en recursos, que obligaba al empresario o al trabajador a desatender algunas tareas del día a día para realizar esta labor. Afortunadamente, en los últimos años las diferencias han sido notables y los primeros resultados de ahorro y mejora de la productividad comienzan a hacerse notar. Como prueba de la conveniencia de la facturación electrónica frente al papel, la Asociación de Empresas de Electrónica, Tecnologías de la Información, Telecomunicaciones y Contenidos Digitales (AMETIC) ha indicado en un informe que el ahorro utilizando esta técnica, considerando tanto el envío como la recepción, asciende hasta los 7,76 euros por cada factura.

El volumen total de facturas electrónicas emitidas en el primer semestre de 2016 ascendió a 118,51 millones de documentos, lo que supone un 23,5% más que el año anterior, según la última edición del Estudio de Implantación de la Factura Electrónica en España elaborado por la Fundación Seres que afirma que 2016 fue "el año de mayor crecimiento y consolidación de la factura electrónica en España". El informe estima además que la emisión de facturas electrónicas permitió ahorrar alrededor de 919 millones de euros y 400.000 horas de trabajo equivalente de una persona, al eliminar el manipulado de los documentos en papel y los gastos de impresión, ensobrado y franqueo.

 

¿Qué ventajas específicas aportará a mi empresa la facturación electrónica?

 

Como nos muestran las cifras, y aunque probablemente impulsada por la obligatoriedad de facturar electrónicamente a la administración, la tendencia en su implantación es claramente al alza, ya que los beneficios son evidentes e inmediatos. Pero conozcamos con detalle algunas de las ventajas más notables de contar con un sistema de facturación electrónica en nuestra empresa.

  • 1. Ahorro y eficiencia: las facturas ni se imprimen, ni se envían, ni se almacenan. Se reducen costes de envío, de almacenamiento y de impresión, además de facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas. Según un informe de TBS, un empleado de una empresa que no está actualizada al paperless - sin papel, con todos sus archivos digitalizados - desperdicia hasta 600 horas al año buscando documentos.
  • 2. Comunicación instantánea: comunicar las facturas en tiempo real dota de agilidad y versatilidad a tu negocio, acortando los plazos de tramitación y, por lo tanto, el cobro.
  • 3. Protección contra el fraude: es mucho más sencillo seguir la pista a una operación con un rastro digital que a una que se realiza físicamente.
  • 4. Mejora la satisfacción del cliente: los clientes reciben un mejor servicio, ya que se reducen los tiempos de espera en el procesamiento de facturación.
  • 5. Incremento de la seguridad: Tener un control total sobre todos los archivos posibilita la instalación de un sistema de seguridad digital con acceso bajo autenticación con credenciales digitales, su cifrado y la realización de envíos seguros. Además, con servicios de copia de seguridad en la nube, las Pymes y los autónomos quedan totalmente protegidos ante cualquier intromisión o pérdida documental.

 

Una herramienta de facturación óptima: A3Asesor Facturago

 

Aunque nuestros clientes no trabajen aún con factura electrónica, podemos disfrutar de todas las ventajas de este tipo de facturación con a3ASESOR |  facturago,  ya que este sistema de facturación online permite recibir y compartir información con autónomos y pymes de forma totalmente automatizada. Todos nuestros clientes pueden disponer de un único sistema de facturación integrado en las soluciones contables de a3ASESOR, lo que les facilitará la facturación, el envío y el cobro de las facturas. Además, se trata de una solución muy intuitiva y fácil de usar.

Adaptarse a todas las posibilidades y funcionalidades que brindan las nuevas tecnologías ha pasado de ser una opción a una obligación si no se quiere perder capacidad competitiva frente a nuestros competidores.

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Güía fácil sobre el SII