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Habilidades y herramientas para la gestión del tiempo

Herramientas gestión del tiempo

 

La gestión del tiempo es fundamental a la hora de gestionar la empresa, es uno de los recursos más importantes de los que disponemos, de nada sirve una buena gestión de la información, las personas o el dinero si no se gestiona el tiempo de manera correcta, puesto que no se logra sacar provecho de ninguno de 

ellos.


En cambio, si logramos establecer una buena estrategia de gestión del tiempo dentro de la empresa y lo controlamos adecuadamente para aprovecharlo al máximo obtendremos también un mejor aprovechamiento del resto de los recursos, esto lo convierte en el recurso más valioso que debemos gestionar en la organización.

Es común llegar a la conclusión de que no se tiene suficiente tiempo pero siempre debemos partir de la reflexión de que todo el mundo tiene todo el tiempo disponible, 24 horas por día, por lo que el problema no es la falta de tiempo sino el uso que se hace de él.

Planificación

Sin objetivos no tenemos conocimiento de qué debemos conseguir y sin planificación no lo tenemos de cuándo hacerlo. Es importante que los equipos de trabajo tengan claros los objetivos y los tiempos en los que estos han de cumplirse para poder llevar a cabo la priorización de tareas a través de una Matriz de Administración del tiempo, se deben adecuar las tareas a los objetivos por lo que debemos planificar y programar la realización de las mismas de forma que se ciñan a la consecución de los objetivos.
La planificación nos permite disminuir las incertidumbres que presenta el futuro, poder prevenir cuándo alcanzar los objetivos y anticiparse a los problemas que puedan surgir.

Programación

El objetivo de la programación es conseguir que la planificación se consiga llevar a cabo, una buena programación nos evita caer en urgencias y crisis y tener claro cuáles son las tareas posibles de alcanzar; siempre debemos programar sabiendo qué es lo más significativo, teniendo claro qué objetivos debemos cumplir y en qué tiempos, rechazando aplazamientos pero sin llegar a caer en la agitación o el estrés; siempre que la planificación y la programación sean correctas problemas como la acumulación de tareas y el estrés no deberían aparecer.

En una buena programación se deben:
  • Fragmentar las tareas y asignar las prioridades según su grado de importancia y urgencia.
  • Agrupar las acciones que guardan relación entre si.
  • Establecer primero las tareas más importantes para poder asignarles periodos de tiempo más largos.
  • Asignar a cada tarea un tiempo suficiente pero no excesivo.
  • Adecuar las cargas de trabajo a las capacidades de los responsables de cada una de las tareas.
  • Mantener la flexibilidad para abordar asuntos no previstos.
  • Realizar el reparto de tareas de forma semanal, teniendo en cuenta la duración real de cada tarea.

Delegación

Delegar es la mejor forma de liberar tiempo y el mejor modo de potenciar el desarrollo de cada uno de los miembros del equipo. El gestor ha de plantearse cuáles son las tareas que puede dejar de realizar de las que habitualmente realiza.
Para llevar a cabo una delegación correcta los objetivos deben estar claros, así como el alcance de la responsabilidad y de las atribuciones; una vez estos puntos están claros deberemos además facilitar los medios necesarios para poder llevarlo a cabo y establecer los seguimientos oportunos.
En ningún caso deberemos delegar tareas de liderazgo, establecimiento de objetivos o asignación de tareas.

Tips que no deben faltar para una buena gestión del tiempo

  • No aplazar las tareas por que sean desagradables, resulten difíciles de comenzar o porque nos produzcan indecisión.
  • Para afrontar tareas que no sabemos por donde comenzar debemos descomponer las tareas en partes más pequeñas.
  • Fijar fechas límite para las tareas y programarlas correctamente en la agenda.
  • Ser asertivo, sabiendo como decir no de forma cortés pero firme, sin crear falsas esperanzas.
  • Escuchar activamente asegurando que las tareas se comprenden.
  • Evitar los ladrones de tiempo, interrupciones o impedimentos que trastocan los planes y desequilibran las prioridades.
  • Contar con una herramienta de Gestión del Tiempo que facilite la planificación y programación de tareas.

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