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¿Garantizan los gestores documentales la seguridad de nuestros datos?

Todas las empresas – grandes o pequeñas, públicas o privadas – trabajan con documentos que contienen toda la información y el conocimiento del negocio. Manejar adecuadamente esta documentación, más allá del cumplimiento de las exigencias legales, puede tener un impacto muy positivo en la cuenta de resultados, y su correcta gestión se convierte en una clave fundamental para la supervivencia y el crecimiento de las organizaciones.

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¿Cuánto tiempo desperdiciamos buscando documentos? ¿Cuánto espacio total ocupan esos documentos que conservamos en papel y qué coste nos supone ese espacio? ¿Cuántas veces hemos tenido que rehacer un documento por completo porque no lo hemos encontrado tras varios intentos de búsqueda? Las empresas no siempre son conscientes de los costes que asumen, en tiempo y dinero, por no disponer de la ayuda de un software de gestión documental: utilizan sus recursos de forma improductiva, aumenta el consumo de papel, con lo que se contamina y se gasta mucho más, se desaprovecha espacio físico de oficina o almacén para guardar unos documentos que no siempre requieren de custodia física, se presentan múltiples dificultades para compartir la información, clasificarla y en ocasiones incluso para encontrar lo que se está buscando… En definitiva, un sistema de gestión documental asegura una información organizada y eficiente, y favorece la productividad empresarial.

 

¿Está nuestra información a salvo con un software de gestión documental? Algunos de los problemas informáticos que tanto asustan a los defensores del papel son totalmente infundados

 

Ahora bien, ¿está nuestra información a salvo con un software de gestión documental? ¿Podemos garantizar la seguridad de nuestros datos y, lo que es más importante, de los datos de nuestros clientes, con una herramienta de gestión documental? Algunas de las características de los sistemas de gestión documental, como la posibilidad de compartirlos, el almacenamiento en la nube o los modos colaborativos pueden hacernos recelar de la fortaleza de la protección de la información y, por tanto, de la seguridad de la herramienta. Es cierto que una fuga de información pocas veces será perdonada, no sólo legalmente, sino que también podría afectar a la reputación de la empresa - y todos sabemos lo difícil que puede ser para una organización que ha arrastrado su marca por el lodo recuperar posteriormente el equilibrio - pero no lo es menos que nuestros datos, hoy en día, están más a salvo en una herramienta de gestión documental que físicamente y bajo siete llaves. Un buen programa de gestión documental permite clasificar fácilmente el nivel de seguridad de cada documento y, además, conserva un historial que permite saber quién modifica, consulta o elimina qué archivo concreto, lo que llamamos trazabilidad, una característica imprescindible para el cumplimiento de la LOPD, sin ir más lejos. Además, la firma digital proporciona una protección especialmente adecuada para garantizar la no alteración de los documentos.

Una vez superadas las dudas en lo que respecta a los datos, otra inquietud que nos rondará será la conservación del documento en sí. “Cómo me voy a fiar de un ordenador que se rompe, le entran virus... Los documentos, en papel y bien guardados en mi armario bajo llave”. Son algunos de los problemas informáticos que tanto asustan a los defensores del papel, pero que hoy en día se ha demostrado que están totalmente infundados. En primer lugar, no hay razón para no tener automatizada diariamente una copia de seguridad. En segundo lugar, un software asociado a la nube nos permitirá acceder a la información desde cualquier lugar y a través de cualquier dispositivo, lo que evitará que un fallo en alguno de ellos o incluso en toda la red, acabe con los documentos. ¿No es garantía suficiente?

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