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Conoce (y evita) los errores más comunes en la gestión de nóminas en una empresa

Los errores en la gestión de nóminas son mayores cuanto más “artesanal” es su gestión. Son muchos los detalles fiscales y contables que hay que tener en cuenta, además de los cambios normativos que se suceden en el tiempo y la necesidad de actualizar las condiciones laborales de tus empleados en distintos momentos en función de cada caso. Por eso, en este post te contamos los errores más comunes y te explicamos por qué el uso de herramientas de gestión de nóminas puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero, invirtiéndolo en tareas más productivas y estimulantes: productividad, motivación, compromiso, employer branding…

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Los 3 errores más comunes en la gestión de nóminas

 

Si quieres mejorar tu gestión de nómina en el marco del departamento de recursos humanos, te recomendamos evitar estos errores comunes:

  • Trabajar a contrarreloj.  Las prisas dan lugar a fallos. Por eso siempre es positivo aprovechar épocas más tranquilas (por ejemplo, los periodos de vacaciones, como el verano) para preparar de forma masiva las nóminas. Dado que la mayoría de la plantilla estará descansando, tendrás más tiempo libre para dar salida a las tareas más mecánicas. Eso sí, no normal (y lo más aconsejable) es preparar los pagos mes a mes, o no programar con demasiados meses vista, dado que la situación del empleado puede cambiar. Tanto las nóminas como la preparación de altas, actualización de la ficha de datos laborales, liquidaciones de IRPF y Seguridad Social, son tareas que conviene llevar a cabo al inicio de cada mes.
  • Modificación de los datos laborales. Un error muy frecuente consiste en modificar los datos laborales de periodos que ya hayan sido pagados. Lo aconsejable es no hacerlo, de forma que las modificaciones que se quieran hacer se reflejen en las nóminas del mes siguiente como ‘incidencias del mes anterior’. Nos referimos a cambios en el convenio, incidencias aperiódicas, pago de horas extra, bajas médicas, anticipos o retenciones judiciales…
  • Recalcular nóminas que ya han sido pagadas. Lo mismo se aplica en este punto. Una vez cerrada la nómina, los datos no se pueden modificar, por lo que tampoco es aconsejable recalcular las nóminas ya pagadas. Si, por ejemplo, un empleado a mediados de mes realiza horas extras o tiene una baja médica, los cambios que haya en ese nómina ya cerrada se realizarán y reflejarán en la nómina del mes siguiente.

 

¿Por qué contratar un software para la gestión de nóminas?

 

La realidad es que la tendencia en los últimos años en el ámbito empresarial y de recursos humanos es optar bien por la externalización de las nóminas o bien (lo que resulta más económico) por la contratación de un software de gestión de nóminas que aligere esta carga y elimine el margen de error. De esta forma se garantiza un cálculo exacto y la actualización constante de las condiciones laborales para restar carga e incertidumbre a los profesionales de los RRHH. La clave está en minimizar el tiempo empleado en tareas administrativas y ganar margen para trabajar en la gestión más pura de las personas

En Canarlab trabajamos con a3EQUIPO|nómina y administración de personal, una solución cuyo objetivo es que puedas gestionar de forma fácil, flexible y segura todas las tareas de tu departamento de recursos humanos, beneficiándote de las enormes posibilidades que ofrece Internet.

Con esta herramienta podrás sistematizar y clasificar toda la información de tus trabajadores y acceder a los datos que necesites de forma rápida, a través de su sistema de búsqueda avanzada. Además, te permite extraer la información necesaria con el generador de informes de Excel. Cada trabajador contará con una Ficha de Persona en la que se resumen los datos más relevantes de cada empleado: datos personales, jornada, convenio… También podrás registrar los datos curriculares de cada trabajador.

a3EQUIPO | nómina y administración de personal también es una herramienta pensada para gestionar la convocatoria de revisiones médicas a tu personal, realizando un completo seguimiento y registrando toda la información relativa a altas, bajas y renovaciones. Registra también el historial de vacaciones, absentismo, días disponibles y realizados… y realiza cálculos teniendo en cuenta la vida laboral de cada uno de ellos.

Además, podrás definir con claridad la estructura organizativa de la empresa, realizar la gestión de los FTE y controlar el histórico de las posiciones de los empleados durante su trayectoria en la empresa.

 

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