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¿Cómo proteger los secretos de tu empresa?

 

La estructura de una empresa, su sistema a la hora de trabajar y organizar el trabajo, su know-how, sus productos, sus métodos de fabricación, diseños, inventos, patentes… su toque personal. Toda la actividad que se desarrolla en un negocio es tremendamente valiosa y, por ello, es necesario protegerla. Parte de este valor lo aportan sus secretos comerciales. ¿Por qué es importante proteger los secretos de tu empresa y cómo debemos hacerlo?

 ¿Cómo proteger los secretos de tu empresa?

La realidad es que, a día de hoy, es casi imprescindible que las empresas tomen medidas para proteger de manera eficaz sus secretos comerciales y todo tipo de información que tenga valor para el ejercicio de su actividad. Se trata, sin lugar a dudas, de datos valiosos para sus competidores, que pueden estar compuestos por información confidencial o por secretos industriales y de fabricación que otorguen a una empresa una ventaja competitiva.

Otra vertiente tiene que ver con los datos personales que recopila la empresa: la Ley de Protección de Datos habla del secreto profesional y asegura que el responsable del fichero y quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos en una empresa “están obligados al secreto profesional respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aun después de finalizar sus relaciones con el titular del fichero”. El robo de datos personales puede comprometer, y mucho, a una empresa, ya sea por parte de terceros o por parte de los propios empleados.

Si queremos protegerlos, lo primero es mirar hacia dentro, ya que el principal peligro se encuentra en nuestros propios empleados, que pueden convertirse en terceros interesados en esta información en el momento en que dejen la empresa. En segundo lugar, conviene cuidarse ante posibles ataques informáticos o métodos de espionaje informático. Aunque parece una práctica reservada para grandes empresas, este problema es más común de lo que parece.

 

Poner coto a los secretos

Para protegernos de prácticas desleales y que puedan causar perjuicios económicos y de reputación a la empresa es importante determinar si los secretos que posee el negocio son patentables. En caso contrario, la empresa debe limitar el número de personas que conocen su información confidencial, así como incluir acuerdos de confidencialidad en los contratos firmados por los empleados que tengan acceso a esa información. Lo mismo se aplica a los datos personales, que deberán estar protegidos a nivel informático y a los que debe acceder solo determinado personal autorizado.

Parece, de nuevo, que estas prácticas solo son necesarias en las grandes empresas, pero la realidad es bien distinta: cualquier negocio necesita establecer medidas de protección en su organización para evitar que sus empleados puedan vulnerar la propiedad intelectual o industrial desvelando la confidencialidad de la información, o bien revelar datos personales de sus clientes.

Además, hay que tener en cuenta que esos secretos pueden revelarse también por una simple negligencia, mediante palabra, por escrito o por medio de cualquier soporte informático. De ahí que sea bueno fomentar en cualquier empresa que la confidencialidad relativa al manejo de información secreta se extienda más allá del horario laboral y subsista indefinidamente, aun cuando se hayan extinguido las relaciones laborales de trabajadores que tenían acceso a esos datos.

En definitiva, cualquier empresario, sea cual sea el tamaño de su empresa, debe poner cuantos medios sean necesarios para proteger la información reservada y confidencial frente a cualquier práctica o reproche desleal que pueda poner en riesgo a la empresa, estableciendo las pautas que impidan revelar o difundir a terceros dicha información cuando se haga sin la debida autorización.

Por ejemplo:

- Debe estar totalmente prohibido que los empleados puedan copiar o reproducir la información reservada sin la previa autorización escrita del responsable de la empresa.

- Se deben estipular las bases de seguridad informática que protejan dicha información.

- Deben establecerse cláusulas de confidencialidad detalladas en los contratos laborales.

- Debe existir un código disciplinario que castigue cualquier practica desleal en este sentido.

Además, es más que recomendable encriptar los documentos con registro informático a través de una contraseña solo accesible a los que tengan acceso y autorización por parte del responsable de la organización. De esta forma, los secretos de empresa y la información sensible sobre las personas relacionadas con ésta quedarán a salvo.

Por último, para medir la eficacia de las medidas de protección, debemos comprobar la robustez de las medidas de seguridad informática para irlas adecuando a las nuevas técnicas de sustracción de información. Un buen primer paso es hacerse con una solución de protección de datos adecuada a la empresa.

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