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Ficheros electronicos con libros mercantiles

Instrucción de 1 de julio de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre mecanismos de seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios presentados a legalización en los registros mercantiles y otras cuestiones relacionadas.

Esta Instrucción clarifica, finalmente, algunos aspectos  de la legalización de libros telemática, procurando que el tránsito desde el anterior sistema al vigente sea lo más flexible y sencillo posible, tanto para los empresarios obligados como para los registradores mercantiles responsables de su gestión y para ello se dictan una serie de instrucciones que resumimos a continuación. 

Primera. Medidas generales de seguridad en el tratamiento de los ficheros electrónicos de libros presentados telemáticamente a su legalización.
  • Los ficheros serán objeto de borrado inmediatouna vez que el registrador haya expedido la certificación de legalización
  • En caso de que se haya calificado la presentación como defectuosa y no haya sido objeto de subsanación, cuando caduque el asiento de presentación.
Segunda. Seguridad de los ficheros correspondientes a los libros remitidos sin cifrar.
  • El registrador mercantil es responsable de los ficheros generados para la legalización y debe adoptar las medidas necesarias, de índole técnica y organizativa que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal con grado de seguridad medio como mínimo y preservar el secreto de los citados ficheros mientras permanezcan en su poder.
  • A los efectos de lo establecido en el Art.327 de la Ley de Enjuiciamiento Civil en materia de prueba, el empresario interesado, persona individual o jurídica deberá conservar un soporte informático de idéntico contenido y formato que los ficheros correspondientes a los libros presentados a legalización.


Tercera. Opción de cifrado de los ficheros por el sistema de cifrado de clave simétrica.

El empresario, por razones de mayor confidencialidad y de seguridad de los archivos, podrá optar por no remitir en abierto los ficheros de la legalización, para ello podrá utilizar sobre cada fichero que desee encriptar algunos de los siguientes algoritmos de cifrado:
  • El algoritmo 3DES (tripleDES) con longitud de clave de 168 bits.
  • El algoritmo AES (Rijndael) con longitudes de clave de 128, 192 o 256 bits.
A estos efectos, se pondrá a disposición de los interesados, para su uso gratuito en la web registradores.org, el aplicativo que permite la encriptación de los ficheros y la generación de la clave secreta que el interesado debe custodiar.

Cuarta. Actuaciones de las entidades prestadoras de servicios de certificación como tercero de confianza.
Para presentar los ficheros cifrados se podrá utilizar si lo desea el sistema de cifrado con doble clave, pública y privada que pongan a disposición de los usuarios las entidades prestadoras de servicios de certificación de firma electrónica reconocida y actuando éstas como tercero de confianza.


Quinta. Libros Legalizados en blanco que contengan asientos relativos a ejercicio posterior al 29 de septiembre de 2013.
Los libros legalizados en blanco (sean de actas, de registro de socios o de acciones nominativas o de otra índole), que contengan asientos relativos a un ejercicio iniciado después del 29 de septiembre de 2013 y cerrado no más tarde del día 31 de diciembre de 2014 que no hayan sido trasladados a un nuevo libro en formato electrónico, no precisan ser presentados de nuevo a legalización.


Sexta. Presentación en el Registro Mercantil.
La legalización de los libros de la sociedad en los términos previstos en esta Instrucción podrá realizarse de manera conjunta, de todos los libros en un mismo acto o por separado, pudiendo cifrarse todos o sólo alguno de aquéllos.

Fuente: Wolters Kluwer España. 

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