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El proceso de elección e implantación de un ERP

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En el artículo la importancia de contar con un ERP ya hablamos de los beneficios que aporta una herramienta de este tipo a la gestión de las empresas. Ahora es el momento de pasar a la acción, elegir el que mejor se adapte a nuestras necesidades y, finalmente, implantarlo.

No olvidemos que existen ERP para Pymes, Despachos Profesionales y para Departamentos de RRHH, entre otros.
 

Para saber cuál es el ERP adecuado debemos en primer lugar, determinar cuáles son nuestras necesidades actuales y cuáles serán a medio y largo plazo, así como definir el alcance y los objetivos que pretendemos con su implantación. No será una tarea superficial, pues un análisis de este tipo implica cuestionar nuestros métodos y nuestros procesos. 
 
Una vez definidos los puntos anteriores, deben ser consensuados con la dirección de la empresa, que ha de ser la punta de lanza del cambio y quien designe la persona responsable de liderar el proyecto, revisar el proceso y velar por el éxito de la puesta en marcha.

La implantación de un sistema ERP supone un cambio en nuestros métodos y procesos de trabajo.
Para que todo el proceso sea exitoso, la elección del fabricante y el proveedor responsable de la implantación es fundamental. Las claves de esta decisión son las siguientes:
  1. Reputación  y garantía del fabricante.
  2. Reputación, experiencia y garantía del proveedor.
  3. Modelo de licenciamiento y coste de la implantación.
  4. Escalabilidad del producto (garantía de que no frene o sea un handicap en nuestro crecimiento, que permita aumentar sus funcionalidades).
  5. Garantía y coste del mantenimiento.
  6. Política de atención al cliente y servicio postventa.
  7. Número de implantaciones.
  8. Versión del producto, analizando su recorrido e incidencia en el mercado y su obsolescencia.
  9. Casos de éxito y referencias de implantación.
Una vez resuelto qué producto elegiremos llega el momento de afrontar la implantación.
 
El proceso de implantación de un ERP o de cualquier otra herramienta nunca puede suponer la parálisis de la actividad ordinaria ni de la capacidad de producción, por lo que es recomendable que la  implantación se desarrolle en fases ordenadas, consensuadas y controladas, bajo la supervisión del jefe de proyecto nombrado por la dirección de la empresa y en estrecha relación con el proveedor.
 Fases implantación ERPFuente: momomarrero.com 
 
Es importante que cada una de las fases sea testeada convenientemente para evitar una posible acumulación de errores, que sin duda supondrán un quebranto, un desvío en el presupuesto y la sensación de fracaso entre los afectados, lo cual desembocará en el rechazo y el desánimo generalizado.
 
Hay que tener en cuenta que la implantación de un ERP durará varios meses, por lo que debemos ser previsores y determinar antes del comienzo de cada fase las necesidades y los recursos que requeriremos para afrontarla, con el fin de evitar retrasos o pérdidas de productividad.
 
No podemos olvidar tampoco lo importante que es la formación de los futuros usuarios, algo que ha de plantearse con antelación y que se alargará hasta finalizar la implantación. 
 
Es conveniente, en este punto, combinar la teoría con ejemplos prácticos de la propia empresa; así optimizaremos los resultados y acortaremos la curva de aprendizaje.
 
Como último paso, y para dar por finalizado el proceso, hemos de analizar los resultados obtenidos en función de los objetivos marcados, lo que nos servirá para determinar si la implantación y la absorción del ERP han sido exitosas.
 
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